海外在住の外国人を直接採用する手順とスケジュール ― 内定からCOE取得・入国まで

1. どの在留資格に該当するかを確認する

採用が決まったからといって、すぐにCOEの申請ができるわけではありません。

最初に行うべきは、予定している業務内容と本人の経歴（学歴・職歴）が、どの在留資格の要件に合致するかを見極めることです。

一般的なデスクワークや技術職であれば「技術・人文知識・国際業務」、海外グループ会社からの転勤であれば「企業内転勤」、一定の専門性や年収要件を満たす場合は「高度専門職」、特定分野での現場業務であれば「特定技能」などが候補となります。

どれほど優秀な人材であっても、担当する仕事内容と本人のバックグラウンドが合致していなければ、申請しても許可は下りません。

2. 必要書類の準備と日本語訳の手配

該当する在留資格が決まったら、企業側・本人側の双方で書類を揃えます。

• 企業側： 雇用契約書、労働条件通知書、会社案内、事業計画書、直近の決算書など（企業のカテゴリーに応じた書類）
• 外国人本人： パスポートの写し、証明写真、卒業証明書、職歴証明書など

海外で発行された書類には日本語訳の添付が必須となります。書類の発行や翻訳には思いのほか時間がかかるため、内定決定と同時に準備に着手するのがスムーズです。

3. COE（在留資格認定証明書）の申請

準備が整ったら、日本の出入国在留管理局へCOE交付申請を行います。

海外在住のご本人が直接日本で申請を進めるのは現実的ではないため、実務上は受入企業の職員（代理人）や、取次資格を持つ行政書士等が代理で申請を行います。

現在はオンライン申請や、メールでのCOE受領にも対応しています。

4. 現地公館での査証申請（有効期限に注意）

COEが交付されたら、本人へ送付（データ送信）し、居住国の日本大使館・総領事館等で査証（ビザ）申請を行ってもらいます。

ここで押さえておきたいのが、COEの有効期間は原則として「交付から3か月」という点です。COEが交付されても自動的に入国できるわけではなく、有効期限内に現地で査証を取得し、日本へ上陸する必要があります。

5. 日本への入国と在留カードの受取

無事に査証が発給されたら、航空券を手配して日本へ入国します。

主要な空港（成田、羽田、関西、中部など）から入国した場合は、上陸審査の際にその場で「在留カード」が交付されます。その他の空港や港から入国した場合は、住居地の届出後に郵送で交付される仕組みです（※対象空港の最新情報は入管庁HPをご確認ください）。

6. 入国後の住民登録とハローワーク届出

入国後は、現場での受入体制を整えるとともに、以下の手続きを進めます。

• 市区町村での住民登録： 住居が決まってから14日以内に手続きを行います。
• 社会保険・労働保険の手続き： 日本人社員と同様に加入手続きを進めます。
• 外国人雇用状況の届出： 雇入れ時にはハローワークへの届出が義務付けられています。

内定から入社までのスケジュール目安（約3〜5ヶ月）

海外からの招聘手続きは、内定決定から入社まで「おおむね3〜5ヶ月程度」が標準的な目安となります。

1. 採用決定・内定
2. 在留資格の適合性確認
3. 必要書類の収集・日本語訳の作成
4. COE交付申請（標準処理期間：1〜3ヶ月程度）
5. COE交付・現地へデータ送付
6. 海外の日本公館で査証申請・取得
7. 渡航・入国（空港等で在留カード受取）
8. 住民登録・ハローワーク届出・社内手続き
9. 勤務開始

※審査期間や現地の情勢、書類準備の進み具合によって所要時間は変動するため、希望入社日から逆算した余裕のあるスケジュール設計が欠かせません。

海外招聘のお手続きで迷ったら、当事務所へご相談ください

海外からの直接採用では、「自社の業務内容で許可が出るのか」「どのタイミングでどんな書類が必要か」といった実務上の判断が非常に重要です。万が一、不交付となってしまった場合、採用計画そのものが大幅に遅れるリスクがあります。

• 「自社で検討している職種が、どのビザに当てはまるか知りたい」
• 「手続きをスムーズに進めるため、申請取次を任せたい」

このようなお悩みをお持ちの企業様・人事担当者さまは、外国人ビザ専門の当事務所までお気軽にお問い合わせください。貴社の採用計画に寄り添い、確実な入国・就労に向けた最適なサポートをご提案いたします。

※本記事は掲載日時点の法令・制度および公表情報に基づいて作成しています。法改正や運用変更等により内容が変更される場合があります。具体的な手続については、最新の法令・出入国在留管理庁の公表情報をご確認いただくか、当事務所等の専門家へご相談ください。