在留資格認定証明書（COE）とは？
COEは、日本に入国して在留資格に該当する活動を行おうとする外国人について、入国前にあらかじめ「日本で行おうとする活動が在留資格の要件に適合している」ことを証明する書類です。
たとえば、海外にいる外国人を日本の会社が採用する場合、会社側などがCOEの交付申請を行い、交付されたCOEを外国人本人に送って、その後の査証（ビザ）申請や入国手続きに利用する、という流れが一般的です。
出入国在留管理庁によれば、COEの有効期間は原則として交付日から3か月です。この期間内に上陸申請をしなければ、COEは効力を失います。
COEを紛失したら「再交付」ではない
ここが今回の一番重要なポイントです。
在留カードは、紛失・盗難の場合に再交付申請を行うことができます。実際、出入国在留管理庁も、紛失した場合には14日以内に再交付申請をするよう案内しています。
一方、COEについては、紛失したからといって同じ証明書を再交付してもらう制度はありません。
そのため、COEを紛失してしまった場合は、改めてCOE交付申請を行うことになります。
つまり、
「なくしたから再発行してください」ではなく、「もう一度COEの交付申請をする」
という対応になります。
再申請となれば、当然ながら審査のための時間も必要になります。入国予定日が迫っている場合には、スケジュールに大きく影響する可能性があります。
電子COEなら「郵送上の紛失」リスクを減らせる
現在は、COEを紙ではなく電子メールで受領することも可能です。
出入国在留管理庁では、2023年3月17日からCOEの電子交付が開始されています。電子メールで受領したCOEは、海外にいる外国人本人へ転送することができ、本人はスマートフォンなどでメール画面をそのまま提示して、査証申請や上陸審査を受けることができます。
（※受入機関などの代理人が査証申請を代行する場合は、メール画面を印刷した紙やPDFの提出が必要となります。）
紙のCOEを海外へ郵送する場合には、「届かない」「配送途中で紛失した」といったリスクがありますが、電子交付であればそうした郵送トラブルを防ぐことができます。
ただし、電子COEであってもメールを誤って削除・紛失してしまった場合は、紙と同様に原則として交付申請をやり直す必要があるため、データのバックアップや管理には十分注意しましょう。
紛失に気付いたら、まず何をする？
COEをなくしたことに気付いたら、まずは申請を行った会社や行政書士などに連絡し、COEの交付状況や今後の対応を確認しましょう。
紙のCOEを紛失して再申請を行う場合、直近の審査実績を活用して「提出資料の転用願」を提出することで、婚姻証明書や各種立証書類の一部再取得・再提出を省略できるケースがあります。
ただし、以下の点には注意が必要です。
- 申請書自体の作成: 内容に変更がなくても、申請書（在留資格認定証明書交付申請書）は改めて作成・署名し直す必要があります。
- 有効期限のある書類: 戸籍謄本や納税証明書など、発行から一定期間（3か月等）が経過して期限切れとなった書類は、再取得して提出する必要があります。
すでに査証申請の予定が決まっている場合や、入国日が迫っている場合には、早めの対応とスケジュールの調整が重要です。
まとめ
在留資格認定証明書（COE）は、日本への入国手続きを進めるうえで重要な書類です。
しかし、在留カードとは異なり、紛失した場合に同じCOEを再交付してもらうことはできません。紛失してしまった場合には、原則として改めてCOE交付申請を行うことになります。
「入国予定日が決まっているのにCOEをなくしてしまった」というケースでは、再申請によってスケジュールに影響が出る可能性もあります。
COEが交付されたら、紙の場合は大切に保管し、電子交付の場合もメールやデータを誤って削除しないよう慎重に管理しましょう。
当事務所では、COEの再申請手続きやスケジュール調整、電子COEを活用したスムーズな申請サポートを行っております。COEの紛失や入国手続等でお困りの方は、どうぞお気軽にご相談ください。
※本記事は掲載日時点の法令・制度および公表情報に基づいて作成しています。法改正や運用変更等により内容が変更される場合があります。具体的な手続については、最新の法令・出入国在留管理庁の公表情報をご確認いただくか、当事務所等の専門家へご相談ください。
